申請と交付の窓口が分かれている庁舎に
1枚の整理券で、
申請から交付まで。
証明書の申請を受けた番号を、そのまま交付の窓口へ回します。来庁者は同じ整理券を持ったまま待ち、交付のときも同じ番号で呼ばれます。札を渡して口で呼ぶ、といった別の手順は要りません。
申請から交付までの流れ
発券機で整理券
来庁者が「証明書の申請」などの用件を選び、整理券を取ります。
申請の窓口で呼ぶ
申請の窓口が番号を呼び、申請を受け付けます。
交付の窓口へ回す
窓口のタブレットの［転送］で、同じ番号のまま交付の用件の列へ回します。
表示器に「ただいま発行中」
交付を待っている番号を、待合の表示器に出します。来庁者は自分の番号が交付待ちに入ったと分かります。
交付の窓口で呼ぶ
証明書ができたら、交付の窓口が同じ番号を呼びます。声も、整理券の言語で呼びます。
待合では、どう見えるか
交付の用件には、来庁者向けの「お受け取り」の画面を組めます。
- 交付の窓口で、いま呼んでいる番号
- 交付を待っている番号（「ただいま発行中」）。番号の代わりに人数で出すこともできます
申請の用件は、ほかの用件と同じく「用件ごとの呼出」の行で出せます。1台の表示器に両方を並べることも、交付だけの表示器を置くこともできます。
交付への回し方は、2通り
窓口の仕事の流れに合わせて選べます。
交付の列へ転送する
申請の窓口で［転送］を押すと、番号を変えずに交付の用件の列の最後に入ります。交付の窓口は、ふだんどおり［次を呼出］で呼べます。交付の担当が決まっていて、交付の窓口が別にある庁舎に向いています。
保留の一覧に置いて、［お渡し］で呼ぶ
申請を受けた番号を保留の一覧に置き、証明書ができたら一覧の［お渡し］で同じ番号をもう一度呼びます。保留の一覧はすべての窓口で同じものが見られるので、どの窓口からでも渡せます。保留の扱いを「保留の一覧に移す」に設定した庁舎での回し方です。
できた順に呼ぶとき
証明書は、申請の順にできるとは限りません。
番号を選んで呼べる
交付の窓口は、待ち一覧の行から番号を選んで呼べます。できあがった証明書の番号から呼べます。
「順番が前後します」
先に待っていた方より後の番号を呼ぶときは、声の頭に「順番が前後します」を付けられます。窓口の画面にも印が出ます。
課の島でも分かる
課の島に置く iPad（島ボード）では、回ってきた番号に「（〇〇から転送）」と添えて出します。
集計では
申請の窓口から交付の窓口へ回した呼出は、「完了」ではなく「転送」として数えます。交付の窓口で渡し終えた分が、交付の窓口の完了になります。申請と交付で、それぞれの窓口の件数がそのまま分かります。詳しくは集計・帳票をご覧ください。
申請と交付の流れを伺って、回し方と表示の組み方をご提案します。
画面の名前・番号は見本です。