止まらないか・来庁者の情報は大丈夫か
機器は、すべて庁舎の中に。
そのうえで、起きうることに備えます。
本体・発券機・待合の表示器・職員の端末は、庁舎の中のネットワークだけでつないで動きます。インターネットにはつなぎません。このページでは、情報システムのご担当の方からよく伺う「止まらないか」「情報は大丈夫か」にお答えします。
こんなとき、どうなるか
止まらない機械はありません。起きうることと、そのときの動きを並べます。
| クラウドのサービスやデータセンターが止まった | 影響しません。庁舎の中の機器だけで動いています。 |
|---|---|
| 庁舎のインターネットが止まった | 影響しません。もともとインターネットにはつないでいません。 |
| 庁舎の中のネットワークが一時的に切れた | 待合の表示器は、直前の画面を残したまま、通信が切れていることを示す印を出します。つながると自動で読み直します。発券機も、切れている間は帯で知らせ、戻ると読み直します。 |
| 停電した・誤って電源を抜いた | それまでの記録は消えません。電源が戻ると、本体・発券機・待合の表示器は、いつもの画面まで自動で立ち上がります。窓口のタブレットは職員がもう一度開きます。課の島の iPad（島ボード）も、もう一度開いてください。 |
| 本体の記録装置（SSD）が1枚壊れた | SSD は2枚で同じ内容を持っています。残りの1枚で動き続け、データも残ります。 |
| 設定を誤って変えてしまった | 本体は毎晩、記録の控えを取っています。前の状態に戻せます。 |
| 本体そのものが壊れた | 本体の交換になります。交換の段取りは、お見積もりのときにご相談ください。 |
インターネットにつながない作りのため、来庁者がスマートフォンで混み具合を見たり、呼び出しを受けたりすることはできません。混み具合は、庁舎の中の表示器と職員の側の画面で見ていただきます。
整理券の印字で、番号を狂わせない
「番号だけ進んで券が出ない」「同じ券が2枚出る」を起こさない作りにしています。
プリンタが刷れない状態なら、番号を出しません紙切れ・カバーの開き・プリンタの抜けなどで刷れないときは、発券そのものを止めます。番号だけが進んで券が出ない、ということを作りません。
紙を替えたら、同じ番号で刷り直せます紙切れで出なかった整理券は、紙を替えたあと、受付の画面から同じ番号・同じ券面で刷り直せます。
二重には刷りませんプリンタに渡したあとで刷れたかどうか分からなくなった券は、自動で刷り直さず「分からない」として残します。同じ券が2枚出ることを防ぎます。
紙が残り少ないと知らせますロール紙が残り少なくなると、発券を続けたまま受付の画面で知らせます。
止まった理由を、日本語で見られます管理画面の「印字状況」で、その日の印字の一覧と、失敗した理由を日本語で見られます。
来庁者の情報
氏名や電話番号を聞きません
発券機では用件を選ぶだけです。来庁者の氏名・電話番号・住所は入力しません。呼び出しも番号で行います。
記録は、決めた日数で消えます
発券や呼出の記録は、庁舎で決めた日数を過ぎると、夜の処理で自動で消えます。消す前に集計は作るので、日計・月計の数字は残ります。
職員のログインと権限
職員番号でログイン
職員は、職員ごとの番号（6〜12桁の数字）でログインします。連番や同じ数字の繰り返しは登録できません。間違いが続いた端末は、しばらく入れなくなります。
役割ごとに、できることを分ける
役割（ロール）ごとに、開ける画面とできる操作を表で付け外しします。管理画面のメニューには、その職員が開ける画面だけが出ます。
操作の記録が残ります
ログイン、設定の変更、帳票の印字や CSV の取り出し、番号のリセットなどは、監査の記録に残り、管理画面で見られます。
控え・復元・更新
毎晩、自動で控えを取ります本体は毎晩、記録の控えを取り、壊れていないかを確かめてから残します。管理画面のボタンで、その場で控えを取ることもできます。
前の状態に戻せます控えから戻すときは、戻す前の状態も別に残すので、戻したこと自体も取り消せます。
更新は、USB か庁舎の中のネットワークで新しい版は、USB メモリか庁舎の中のネットワークで本体に当てます。インターネットから取りに行くことはありません。
署名を確かめ、失敗したら自動で戻します更新は、正しい発行元のものかを署名で確かめてから当てます。当てる前に記録を退避し、途中で失敗したときは前の版と記録に自動で戻します。
庁舎のネットワークの条件を伺って、組み方をご提案します。
情報システムのご担当の方からのご質問にもお答えします。