窓口の職員が使う画面
呼ぶ・待たせる・回すを、
窓口のタブレット1枚で。
窓口ごとに専用の画面を、タブレットやパソコンのブラウザで開きます。職員は自分の職員番号でログインし、その窓口が受け持つ用件の方を呼びます。
画面に出るもの
- 見出しに、待っている人数と保留の数
- 次に呼ぶ方の番号と、その方がいま待っている時間（待ち一覧の行にも「次」の印）
- 呼出中のカード：番号・用件・呼んでからの時間・言語の札。順番を前後して呼んだときは、その印
- 待ち一覧：1人1行で、番号・用件・待ち時間・言語の札
- 保留の一覧
画面は2秒ごとに自動で新しくなります。ほかの窓口が先に同じ方を呼んだときなどは、短い知らせで分かります。
ボタンでできること
職員の役割に合わせて、使えるボタンだけを出します。
| 次を呼出 | その窓口が受け持つ用件を、決めた優先の順に見て、いちばん先に待っている方を呼びます。1つの窓口で同時に呼べるのは1人までで、2つの窓口が同じ方を呼ぶこともありません。 |
|---|---|
| 再呼出 | 同じ番号をもう一度呼びます。声の頭に「再度お呼びします」を付けることもできます。 |
| 完了 | 対応を終えます。 |
| 保留・不在 | 呼んでも来られない方を、保留にしたり不在にしたりします（下の「来られない方」）。 |
| 転送 | 番号を変えずに、別の用件の列の最後へ回します。証明書の申請から交付へ回すときなどに使います。 |
| 取消 | 呼出中・待ち・保留の券を取り消します。2段で確かめてから取り消し、元には戻せません。 |
| 番号を選んで呼ぶ | 待ち一覧の行から、番号を選んで呼びます。 |
| 照合札を出す | いま対応している番号の照合札を、1〜20枚刷ります。新しい番号は取りません。 |
呼んでも来られない方
1人が来ないために、列が止まらないようにします。
［保留］を押したときの扱いは、庁舎ごとに2つから選べます。
- 何人か後ろへ戻す：決めた人数の後ろに戻し、順番が来たらもう一度呼びます。
- 保留の一覧へ移す：一覧に置いて、次の方を呼びます。戻られたら、一覧の［優先復帰］・［元位置］・［お渡し］で、列に戻したり呼んだりします。
保留の一覧は、すべての窓口で同じものを見られます。決めた時間を過ぎた保留を、自動で不在にすることもできます。
待合の表示器には、用件の行に「ご不在の番号」として保留中の番号を出せます。来庁者は、自分が呼ばれたあとだったと気づけます。
待ちの並べ替え
ドラッグで並べ替え
待ち一覧の行を動かして、呼ぶ順番を変えられます。
最優先
1人をいちばん前に出します。事情があって先にお呼びしたい方に使います。
到着順に戻す
並べ替えた順番を、来られた順に戻します。拠点の待ちの並び全体が戻ります。
順番を前後して呼んだときは、声の頭に「順番が前後します」を付けられます。並べ替えができる職員は、役割で決められます。
窓口の準備
受け持つ用件と優先の順
管理画面の「窓口」で、窓口ごとに受け持つ用件と、どの用件から先に呼ぶかを決めます。
窓口ごとの呼ぶ声
窓口ごとに、呼ぶときの声を選べます。管理画面で聞いて確かめられます。
二次元コードですぐ開く
管理画面の「窓口」に、窓口の画面のアドレスと二次元コードが出ます。タブレットで読み取れば、その窓口の画面が開きます。印刷もできます。
窓口の数と受け持ちを伺って、呼び方の組み方をご提案します。
画面の名前・番号は見本です。